מדריך מיוחד למעסיקים: איך מנהלים עובדים מרחוק?

בעסקים רבים נושא העבודה מהבית מיושם חלקית – עובדים מהבית רק בחלק מימי השבוע או שרק חלק מהעובדים עובדים באופן הזה. בכל מקרה, חשובה התאמת העובד לאופן העבודה הזה

צילום: PIXABAY
צילום: PIXABAY
לחץ נפשי, חרדה? זו הכתובת בשבילך

עבודה מרחוק היא תופעה שהתחזקה בשנים האחרונות. מי שעדיין לא מנוסים בכך, נמנעים מליישם זאת לפעמים בגלל חששות שונים. בין השאר, נשאלת השאלה המרכזית והחשובה: כיצד עושים זאת ביעילות? אלה כמה תשובות מרכזיות לכך:

שעון נוכחות

עסקים שזקוקים לרישום נוכחות עובדים מסודרת, יימצאו שיש לכך פתרונות גם בעבודה מרחוק. ניתן לנהל רישום שעות גם באמצעות שעון נוכחות בשירות מרוחק (בענן) במקום בתוכנה מקומית שמותקנת בתוך העסק. בצורה כזו, ניתן לגשת לשירות לשם ניהולו (על ידי מנהלים) וגם לשם רישום נוכחות (על ידי העובדים), מרחוק ומכל התקן מחשוב.

ניהול עבודה

ישנם גם כלי עזר ייעודיים לניהול עבודה משותפת, בהם ניתן להסתייע לשם עבודה מרחוק. דוגמה בולטת לכך היא Asana. כלי כזה מרכז את הדברים העיקריים שדרושים לעבודה בצורה כזו, כולל ניהול פרויקטים ותקשורת בין חברי הצוות. מי שמעוניין, יכול למצוא כלים ושירותים שמתמקדים בצורך אחד ספציפי. למשל Slack כפתרון לתקשורת מתקדמת בין אנשי הצוות.

איתור העובדים המתאימים

לא לכל אדם מתאים לעבוד מרחוק. אם מדובר על מצבים מיוחדים, בהם עובדים מרחוק באופן זמני, ניחא. אבל אם מדובר על עבודה קבועה באופן כזה, זה כבר סיפור אחרי לגמרי. בעסקים רבים נושא העבודה מהבית מיושם חלקית – עובדים מהבית רק בחלק מימי השבוע או שרק חלק מהעובדים עובדים באופן הזה. בכל מקרה, חשובה התאמת העובד לאופן העבודה הזה.

פה נעצור לציין שגם לאלה שעובדים מהבית יש זכויות, ואין להקל ראש בנושא.

נהלים ותקשורת טובה

בכדי שעסק יצליח עם עבודה מרחוק, בכל היקף שהוא, חשוב שיהיו לו נהלים ברורים לכך. באופן מיוחד, צריך להגדיר בבירור את ההפרדה בין העבודה לבין החיים הפרטיים. מה שנקרא work life balance. למשל, מהן שעות העבודה שבהן מצפים מהעובד (מהבית) להיות זמין לפניות מהעסק? מלקוחות? בכלל, היבט חשוב מאוד של הנהלים הוא נושא התקשורת. למשל – כיצד העבודה תתואם בין הגורמים השונים, באופן כזה שהדברים לא יפלו בין הכיסאות? האם ומתי תהיינה פגישות פיזיות קבועות של הצוות? פגישות בוועידות וידאו?

אבטחה

כל שעובדים יותר מרחוק, כך מתגבר השימוש באמצעי תקשורת ממוחשבים ובעיקר אימייל וכלי מסרים מיידיים.

גם מידע רגיש של העסק, יהיה יותר במצב של תעבורה בין גורמים שונים בתקשורת זו, בעיקר בדמות קבצים. כמו כן, חלק גדול יותר ממידע זה, יאוחסן על מחשבים אישיים של העובדים, בביתם. כל זאת, מעלה את הרף מבחינת סיכוני אבטחה, ביחס לעסק בו כל הפעילות הזו מתבצעת באופן פנימי. הדבר מחייב כמובן שיפור נהלי ואמצעי האבטחה.

לסיכום

מאחר שניהול עובדים מרחוק איננו דבר חדש, כבר נצבר לגביו ניסיון רב מאוד וכפי שהראנו – יש גם פתרונות לאתגרים השונים שהוא מעלה. למעשה, זה הוא אופן עבודה שהוכיח עצמו היטב, גם אם הוא לא מתאים לכל עסק.

השארת תגובה