טיפים לרכישת ציוד משרדי שחוסכים כסף

School and office supplies. Stationery on white background.
School and office supplies. Stationery on white background.
עכשיו באשדוד: דירה החל מ-1.100.000 ש"ח

אחד הדברים המשותפים לכל משרד הוא הצורך ברכישת ציוד משרדי. מדובר באבן יסוד שעסקים משקיעים בה סכומי כסף משמעותיים מדי שנה אך למרות זאת במקרים רבים ישנם פערים גדולים בין הרצוי למצוי, עובדה שמביאה לפגיעה בסביבת העבודה ולהוצאות מיותרות.

מה שמפתיע בכל העניין הוא שבאמצעות נקיטת מספר צעדים פשוטים ניתן ליצור סביבת עבודה מאובזרת ויעילה תוך חיסכון של עשרות אחוזים בעלויות.

לפניכם שיטות מוכחות שיעשו סדר במשרד ויאפשרו לכם להוציא ממנו יותר בפחות כסף.

כדי לעמוד באתגר, עלינו להתייחס לשלוש נקודות: הכנת רשימת ציוד, בחירת ספק מתאים ולבסוף ניהול שוטף ומעקב.

ציוד משרדי שצריך בכל משרד

כדי להתחיל בתהליך באופן יעיל, חשוב למפות את הציוד המשרדי שאתם צריכים. מאחר שיש מגוון רחב של פריטים וצרכים שונים לחברות ולעסקים רבים, המיפוי צריך להיות יסודי מכיוון שהוא הבסיס להצלחת התהליך בכללותו.

חשוב להדגיש שלא משנה אם מדובר בעסק חדש או קיים, אין לוותר על השלב של הכנת הרשימה.

הרשימה תשמש אותנו כל העת שבה אנו רוכשים ציוד והדרך המומלצת להכנתה היא להתמקד בשלוש אפיקים.

  1. מה הציוד שאתם רוכשים היום – אם אתם עסק קיים ומעוניינים לרענן את נהלי העבודה ולארגן את הסביבה המשרדית והציוד שבה באופן טוב יותר, יש לכם יתרון גדול. מאחר שמרבית המשרדים מוציאים 70% מהתקציב על 30% מהציוד, הפריטים שאתם צורכים יותר מכל יהיו בראש הרשימה וכל חיסכון בהוצאות שקשורות אליהם יהיו מאוד משמעותיות לאורך זמן.
  2. התייעצות עם העובדים – עוד שלב שמומלץ לבצע הוא התייעצות עם העובדים שצורכים את הציוד. שיחה קצרה או אפילו שליחת מייל יכולים לגלות לכם פרטים על פריטים שחסרים או ציוד משרדי טוב יותר שלא נרכש על ידכם, שהיה יכול לשפר את העבודה ושהעובדים היו שמחים לראות.
  3. התבססות על רשימות ציוד קיימות – כדי להיחשף לנקודת המבט של עסקים אחרים או במידה שמדובר בעסק חדש, אנו ממליצים להיעזר ברשימות ציוד קיימות.

שילוב של שלושת הנקודות יאפשר לכם ליצור רשימה אחת מסודרת שכוללת את כל הציוד שאתם צריכים כדי להפעיל את המשרד באופן המיטבי.

בחירת חברה לאספקת ציוד משרדי

הכנתם רשימת ציוד? מעולה. עכשיו צריך למצוא חברה מומלצת לאספקה שלו.

היות שהענף מאופיין בתחרותיות גבוהה, עם מעט מאמץ ניתן להשיג מחירים זולים ויתרונות שירותים שיכולים לסייע לכם באופן משמעותי אך כדי להשיג את המטרה הנכספת, עליכם להשוות חברות שונות על בסיס מספר קריטריונים.

  1. מחירים – אחת המטרות הראשונות של השוואת החברות לאספקת ציוד משרדי היא בדיקת המחירים. כדי לעשות את זה באופן יעיל, מומלץ להתמקד בפריטים שנמצאים בראש הרשימה ושאתם צורכים בתדירות הגבוהה ביותר מכיוון ששם נמצא פוטנציאל החיסכון הכי גדול.
  2. מגוון – מומלץ לבחור בחברות עם מגוון רחב של ציוד כך שתמיד יהיה את מה שאתם צריכים, גם אם מדובר בקלסרים במידות מיוחדות, דפים במידות גדולות, כלי כתיבה ייחודיים וכיוצא בזה.
  3. זמני משלוח – השאיפה היא לזמני משלוח קצרים ככל שניתן ואם מדובר בחברה שמבצעת משלוחים על בסיס ימים קבועים בשבוע, כדאי להעדיף אחת עם כמה שיותר ימים ואפשרויות.
  4. עלויות משלוח – התחרות שהזכרנו קודם לכן מביאה להוזלת מחירי השילוח. יתירה מכך, במרבית החברות מקובל לספק את המוצרים במשלוחים חינמיים ובלבד שעברתם את סף המינימום שמזכה אתכם בזה.
  5. מערכת הזמנות ותמיכה טכנית – עברו הימים שבהם הייתם צריכים להתקשר על מנת לבצע הזמנה והיום תוכלו לעשות את זה באתר האינטרנט או באפליקציה ייעודיות שמאפשרות לכם מעקב אחר התשלומים, קבלות וכו'. דוגמה טובה ניתן לראות באתר 'קרביץ' שמאפשר הזמנת ציוד משרדי בלחיצת כפתור.

ניהול שוטף של הציוד המשרדי

הכנתם רשימה ואפילו מצאתם חברה מעולה עם מחירים מצוינים. טוב מאוד אבל העבודה שלכם עדיין לא הסתיימה וכדי להמשיך וליהנות מהיתרונות ולעבוד בסביבה מסודרת חשוב לבצע מעקב תקופתי שמטרתו לוודא שקיימת אספקה שוטפת של ציוד משרדי, שלא חסר דבר, לבחון הוצאות חריגות ולבדוק שהשירות שניתן לכם מהספק עונה על הציפיות.

מעת לעת כדאי לעבור על התהליך מההתחלה כדי לוודא שאתם ממשיכים לנהל את הצריכה של הציוד באופן הטוב ביותר לאור השינויים בעסק שלכם ובענף.

השארת תגובה