הכירו את שלושת הסמנכ"לים

ייעוץ ארגוני זו לא מילה גסה • למי לקח זמן להבין שזה מה שחסר בעסק בכדי שיצליח? ובאיזה משרד הצליחה השיטה לעצור את תחלופת העובדים הגבוהה? • הכירו את גיטי ויספלד, היועצת שתעשה לכם סדר

סמנכל"ים
סמנכל"ים
כל מה שאתה זקוק לו באינטרנט

בס"ד

כותרת: הכירו את שלושת הסמנכ"לים

משנה: ייעוץ ארגוני זו לא מילה גסה # למי לקח זמן להבין שזה מה שחסר בעסק בכדי שיצליח? ובאיזה משרד הצליחה השיטה לעצור את תחלופת העובדים הגבוהה? # הכירו את גיטי ויספלד, היועצת שתעשה לכם סדר

מאת: הילה פלאח

"אני רוצה להכיר לכם את דורית ואת אהרון…" מציעה גיטי ויספלד, יועצת ארגונית חרדית ומומחית לשיווק וליזמות, "הם מנהלים עסק ריווחי ומצליח.

דורית מנהלת משרד פרסום משגשג זה כ-10 שנים, במשרד 9 עובדות, ספקים ובידול מיוחד של הפקות וקמפיינים ברשת.

למרות שבחוץ הכל נראה מרשים ומקסים, דורית מרגישה שהעניינים בעסק, מעייפים ומייגעים אותה ומשהו דורש שיפור, היא מוצפת. כשייעצו לה לפנות לייעוץ ארגוני, דורית התנגדה מאד ולא הצליחה להבין את הקשר: 'דווקא, מבחינה ארגונית הכל מתוקתק אצלי, מסמכים, קלסרים, טיימינג…'

וכך ממשיכה דורית עם תחושת שחיקה בעודה מספקת פרנסה לכל הצוות הנבחר והיקר, תרתי משמע..

בפגישה עם קולגות- בעלות עסקים שונים, שוב עלה על הפרק הנושא, רק אז הבינה דורית כי טעתה בהבנת המוצר הלזה הקרוי בשם הסולידי משהו: ייעוץ ארגוני.
כשהיא הגיעה אלי, הבהרתי לה –מה זה בעצם?

קודם כל חשוב לדעת שהיום גם חברות עסקיות מכונות 'ארגון'

אני אוהבת לומר שייעוץ ארגוני טוב הינו תהליך שמתחיל ונגמר.

קרה לכם פעם, שתחקרתם את הרופא המשפחתי שלכם על מהות המחלה והמקור לכל מניעיה? אני מניחה, שאתן זוכרות את התשובה העייפה, 'טוב, קודם תלמדו רפואה, ואח"כ אולי כבר לא תבואו לשאול…'

יועץ ארגוני טוב, לעומת זאת, אינו רופא. אלא פועל בשיטת המחנך-המכונה בשפה המקצועית ה'מודליסט'- מעניק כלים לניהול תקין של ארגון ו/או עסק. במטרה להטמיע את השינויים בעסק, אני לרוב גם מלווה את הארגונים בתהליך האינטגרטיבי המשלב התערבות בכמה תחומים עיקריים:

ניהול- תפקודי ההנהלה

צוות- מבנה ארגוני והנעת עובדים למוטיבציה

תפעול- מדדים ותפוקות (זה יכול להיות גם בקרב מורות…)

שיווק- מיקוד חוץ של העסק- אסטרטגיית שיווק מפורטת וליווי בפעילות שיווקית

פיננסים –התנהלות כלכלית של הארגון וחתירה לריווחיות של הארגון (יועצים ארגוניים פרופר מתייחסים בעיקר לחלק הניהולי הכולל תפקודי ניהול ותפקודי עובדים.)
בפגישתנו, סיפרה לי דורית שהבינה שהגדרות התפקיד לא מספיק ברורות, וגילתה לצערה, אינטריגות בין העובדות מתחת לפני השטח.

היו לילות שהיא חשבה שעדיף לה לחזור להיות עצמאית (עסק של אדם 1), כי היא מעולם לא למדה לנהל צוות, ובוודאי לא לנהל ישיבות צוות ולטפל בהתנגדויות של עובדות ובדרישות שכר מוגזמות לדעתה, והוגנות לחלוטין לטענת העובדות.

בתהליך ארגוני שכלל אבחון, שאלתי את דורית, מה לדעתה הבעיה, דורית סיפרה במבוכה, שכל עובדת חושבת על הכיס שלה ועל הקידום שלה ונראה לה שמפה הכל מתחיל.

כשראיינתי את העובדות, טענו כל אחת בנפרד שאין כמוה מסורה לעסק.

לאחר מענה על שאלוני תפקוד ותרבות ארגונית- הגענו לאבחנה כי בעסק של דורית חסרה 'מנהיגות'.

הווי אומר, העובדות מזהות אצלה חוסר יציבות באשר לקבלת החלטות, מתן הוראות בשיחות מסדרון, חוסר שקיפות ועוד.

בתהליך ליווי ארגוני סייעתי לדורית להכיר את האפיון שלה כמנהלת, לימדתי אותה להשתמש בכלי תקשורת ארגונית, ובכלים לניהול קבוצות-להלן: ישיבות צוות. בנוסף, עבדנו על מבנה ארגוני מוגדר בעל תתי סעיפים והגדרות תפקיד ברורות. כתבנו 'ספר נהלים' לארגון, וחיברנו חוזים מושכלים ועסקיים לעבודה מול הלקוחות בפילוח לקהלי היעד השונים של העסק שלה.

גם אהרן הופנה אלי לייעוץ ארגוני.

אהרן הינו שותף במשרד סוכנות ביטוח מצליחה. לסוכנות 'תיק' ביטוח כבד ופוליסות איכותיות. אהרן הוא זה שמנהל את השטח בעוד שותפו פועל מול הגופים הגדולים. למרות ההצלחה והלקוחות הוותיקים שם לב אהרן לתחלופה גבוהה בצוות. הן מצד ההנהלה והן מצד העובדים.

בתהליך ייעוץ ארגוני שכולל אבחון והתערבות, זיהינו כי בארגון אין מחוברות ארגונית והתאמנו למשרד שלו, שיטות מקצועיות לפיתוח הצוות ולחיבור לחזון העסק, בנוסף לעבודה על מטרות ברורות, יעילות ותפוקות. באותה שנה בה ליוויתי את המשרד של אהרן ושותפו, בס"ד לא היו עזיבות שבכל פעם, פגעו קשות במרקם האנושי ובהתנהלות הכלכלית של הסוכנות.

אם תסתכלו סביבכם תגלו שבעלי עסקים לרוב צמחו והפכו להיות מקצועיים מאד בתחומם ונותני שירותים מעולים, לא מן ההכרח שהם יהיו בעלי עסקים מעולים, או מנהלי מחלקות מעולים.

רוב המנהלים לא למדו מעולם להנחות ישיבות צוות, לטפל בפוליטיקה ארגונית, לבנות מבנה ארגוני תקין, להגדיר משימות ברמה עסקי. ולכן, הם עשויים לחוש שחיקה בהתפתחות העסק ו/הארגון.

אני מחלקת את המקצוע לשני מודלים עיקריים שפיתחתי.

מודל מת"ת – לארגונים ומוסדות
מבנה
תקשורת
תפעול

מודל מת"ש -לעסקים
מבנה
תפעול
שיווק
זוהי שיטה שמובנית בארגונים גדולים שמיובאת מהעולם העסקי ונקראת: 'שלושת הסמנכ"לים' – סמנכ"ל כספים, סמנכ"ל תפעול וסמנכ"ל שיווק.

המתודה טוענת שלרוב בין המחלקות שוררת אי הסכמה ומתיחות משום שמטבע הדברים תפקיד כל גורם הינו כמעט נוגד לתפקיד של המחלקה האחרת.
אי לכך, נגרמים קצרים בתקשורת, חוסר נעימות ועוד, מה שמפריע לארגון לתפקד באופן תקין, ולהפיק תפוקה ותמורה מלאה לעבודה ולהצלחה.

תשאלו את דורית, ואת אהרן ואת… עצמכם…"

השארת תגובה